Um dos elementos mais importantes do processo civil é a citação válida, ou seja, a comprovação de que o demandado judicialmente (querelado, executado, requerido, etc.) tomou conhecimento de forma oficial de que contra ele está sendo movida uma ação civil para que tenha a oportunidade de se defender de forma apropriada.
Neste sentido, ainda hoje, existe dúvida por parte de muitos sobre a validade da intimação entregue a porteiros ou outros profissionais responsáveis pelo controle de acesso de condomínios.
Com o novo Código de Processo Civil (CPC), houve mudanças na responsabilidade administrativa dos condomínios, visto que estes, se não procederem de forma correta, podem ser acionados judicialmente por prejudicar um morador que não teve sua intimação devidamente entregue.
À luz do artigo 248 do CPC: “Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente”.
Assim, fica claro que a intimação pode legalmente ser recebida pelo porteiro ou outro que o valha, podendo este se recusar a receber se declarar, sob pena de possível responsabilização caso esteja mentindo, que o destinatário da correspondência não se encontra mais naquele endereço.
Desta forma, verifica-se de suma importância que o Síndico ou responsável legal pelo condomínio, estabeleça um livro de protocolo específico para correspondências com aviso de recebimento, que será assinado pelo respectivo destinatário quando a este for repassada a correspondência recebida, este registro ampara o profissional e o condomínio em caso de possível alegação de não recebimento da intimação por parte de quem está sendo alvo de uma ação judicial.